Teknolojinin gelişmesi ve internetin hayatımızın büyük bir bölümünü kaplaması ile iletişim aracı olarak da internet kullanılmaya başlanmıştır. Günlük hayatımızda internet ile iletişim kurmanın dışında iş hayatında interneti kullanarak iletişim kurmaktayız. Özelikle mailler hem hızlı olduğu için hem daha kurumsal olduğu için hem de mesajları çok uzun süreler de saklayabildiği için çok fazla talep görmektedir. İş hayatında hemen hemen herkes tarafından kullanılan bu maillerde kullanılan dil ve üslup çok önemlidir. Yanlış kullanılan bir kelime geri dönüşü olmayan hatalar yol açabilmektedir.

Peki, iş maili atarken nelere dikkat etmek gerekmektedir:

Mesai Saatleri Dışında E-Posta Atmayın

Çok acil ve o an çözülmesi gereken konular dışında mesai saatlerinde değilken mail atmamalısınız. Her ne kadar maili iş için kullansanız bile mesai saatleri dışında atılan mailler karşı tarafta olumsuz bir izlenim bırakabilir. Ayrıca mesai saatlerinde çözülmesi gereken bir konuyu daha önceden mail olarak atarsanız kişi bu maili unutabilir.

Profesyonel Bir E-Posta Adresi Edinin

Genelde iş yerleri çalışanları için bir mail adresi açmaktadır. Ancak işletmeniz böyle bir mail adresi vermediyse ya da freelancer olarak çalışıyorsanız mail adresiniz profesyonel olmalıdır. Bu maillerde mutlaka adınız ve soyadınız yer almalıdır ve yalnızca iş için kullandığınız bir mail adresiniz olmalıdır.

Büyük Harfleri Kullanmayın

Yazınızın hepsini büyük harfler ile yazarak karşınızdaki kişiye profesyonel olmayan bir görüntü yansıtırsınız. Tüm yazıların büyük harfler ile yazılması kişiler bağırıyormuş hissi yaratabilmektedir. Bu nedenle yalnızca cümlelere başlarken büyük harfler kullanmalısınız.

Cevapla Yapmadan Önce Düşünün

Gönderdiğiniz mail CC’deki herkesi ilgilendiriyor mu? Bu sorunun cevabı hayır ise ilgili kişiye direk mail atmamalı ve gelen maile cevapla yapmamalısınız.

Alıcı Adreslerini En Son Ekleyin

Henüz yazmakta olduğunuz bir maili yanlışlıkla yarım bir şekilde gönderebilirsiniz. Eğer alıcı adresini en sona bırakırsanız böyle bir durumla karşılaşmazsınız.

Otomatik İmzanız Olsun

Basit, sizi ve mesleğinizi kısaca tanıtan bir otomatik imzayı mutlaka kullanın. Böylelikle hem profesyonel bir görünüm elde edersiniz hem de her seferinde isminizi maile yazmak zorunda kalmazsınız.